Agir avec AFS

Contexte

AFS Vivre Sans Frontière (AFS VSF) est une association fondée en France en 1947, reconnue d’utilité publique et membre du réseau international AFS Intercultural Programs, présent dans une soixantaine de pays.

Pour contribuer à un monde plus juste et en paix, l’association organise des séjours interculturels en immersion en France et à l’étranger pour des jeunes, propose des ateliers dans les établissements scolaires et participe à la réflexion sur le Vivre ensemble.

AFS VSF fédère 28 associations régionales et compte plus de 1 000 bénévoles. Le siège de la Fédération, basé à Saint-Maurice (Val-de-Marne) compte une vingtaine de salariés avec un budget annuel de 4 700 000 euros.

Mission générale

Le Responsable administration et finances (RAF) travaille sous la responsabilité du directeur administration-finances au sein du service administration-finances, service support de la fédération. Le responsable administration et finances (RAF) assure la gestion quotidienne de la structure :

• La gestion de la comptabilité générale et analytique jusqu’au bilan
• La gestion financière : contrôle de la facturation internationale ; contrôle de la facturation aux familles ; trésorerie ;
• Le suivi budgétaire : tableau de bord ; reporting ;
• L’administration du personnel : contrats de travail ; suivi administratif ; variables de paies ; contrôle des paies ; application des procédures RH ;
• Les relations fournisseurs : facturation ; contrats ;
• Les services généraux : équipements ; fournitures ; entretien des locaux ; matériel informatique

Il supervise et coordonne le travail d’une assistante comptable.

Missions principales

Gestion comptable et financière :

• Participer à la préparation des budgets et préparer leurs suivis, analyser les écarts et préconiser les solutions.
• Contribuer à la définition du plan analytique et des procédures et application.
• Superviser la saisie des données comptables et analytiques dans les respects de procédures.
• Contrôler les flux de trésorerie (gestion des dollars).
• Veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses.
• Relance des règlements.
• Collaboration avec les trésoriers des associations affiliées pour la bonne tenue de leur comptabilité.
• Superviser la préparation de la fin d’exercice et collaborer à l’établissement des états comptables avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes.

Gestion du personnel :

• Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel, contrat du travail, déclarations sociales (avec l’aide du cabinet de l’expert-comptable)
• Tenir à jour les dossiers du personnel.
• Superviser la préparation de la paie pour le cabinet de l’expert-comptable et le contrôler après traitement.
• Effectuer une veille juridique.
• Participation à la mise en œuvre des projets RH.

Administration :

• Gérer le renouvellement ou négociation des assurances diverses dont la garantie financière.
• Assurer le suivi et l’édition des reçus fiscaux.
• Négocier des nouveaux contrats des prestataires et assurer les relations commerciales.
• Résoudre des problèmes techniques des équipements divers en collaboration avec le prestataire approprié.

Participation à d’autres missions ponctuelles au sein du service Administration-Finances

Profil recherché

Langue : Anglais courant

Qualités : gestionnaire rigoureux et pragmatique ; aisance relationnelle ; bonne écoute ; sens de l’organisation ; idéalement, la personne recherchée aura déjà une expérience associative (collaboration avec des bénévoles).

Informatique : Très bonne maîtrise des outils bureautiques indispensable (Sage 100, Excel)

Conditions

Type de contrat : CDI

Durée : à partir de début mars

Lieu : Siège de l’association à Saint-Maurice

Expérience : minimum de 5 ans d’expérience

Niveau : bac+4 en finances

Rémunération : entre 32000 et 34000 euros brut en fonction de l’expérience

Avantages : Tickets restaurant (8,5 euros) + 50 % Pass Navigo

Pour postuler

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à [email protected]

Attention : merci d’indiquer en tête de l’objet de votre mail la référence suivante : « RAF ».

Téléchargez l’offre de poste en cliquant ici.

Contexte

AFS Vivre Sans Frontière (AFS VSF) est une association fondée en France en 1947, reconnue d’utilité publique et membre du réseau international AFS Intercultural Programs, présent dans une soixantaine de pays.

Pour contribuer à un monde plus juste et en paix, l’association organise des séjours interculturels en immersion en France et à l’étranger pour des jeunes, propose des ateliers dans les établissements scolaires et participe à la réflexion sur le Vivre ensemble. L’activité des Programmes concerne 456 accueils et 407 départs.

AFS VSF fédère 28 associations régionales et compte plus de 950 bénévoles. Le siège de la Fédération, basé à Saint-Maurice (Val-de-Marne) compte une vingtaine de salariés.

Mission générale

Le/La stagiaire travaillera au sein du service Administration/Finances de l’association AFS, plus spécifiquement dans l’équipe logistique. Il/elle sera sous la responsabilité de la Responsable Logistique, qui assure aux niveaux local, national et international, le bon déroulement des déplacements des partants et des accueillis des programmes AFS (orientations, transports, visas, autorisations de voyage). Il/Elle appuiera la Responsable dans ses tâches administratives et organisationnelles, en augmentation durant la période estivale.

Missions spécifiques

Dans le cadre du départ des participants français
En lien avec les partenaires AFS à l’étranger :
– Vérification des procédures liées à la demande de visa
– Transmission des informations concernant les plans de vols
– En lien avec les ambassades et consulats
– Vérification des procédures liées à la demande de visa
– Déplacements éventuels dans les ambassades et consulats (dépôts de demandes de visa, retraits de visas)

En lien avec les familles des participants :
– Envoi des mails d’informations logistiques départ et retour
– Renseigner les familles concernant la procédure visa, suivi administratif
– Préparation du matériel nécessaire aux départs dans les aéroports, accueil des participants
– Réception et pointage des contrats de participation, avenants et autres pièces justificatives
– Relance des familles pour les pièces manquantes
– Appui sur les envois de mailings périodiques et autres tâches administratives

Dans le cadre de l’accueil des participants étrangers
– Appui à l’achat des billets de train
– Envoi des informations logistiques aux familles d’accueil concernant l’arrivée et le retour des participants
– Appui organisationnel des orientations nationales
– Entrée des données liées aux questionnaires de satisfaction des accueillis
– Participation à d’autres missions au sein du service Administration/ Finances
– Appui opérationnel et administratif

Profil recherché

Langue : Anglais courant exigé
Qualités : Personnalité volontaire et dynamique, capable de faire un travail administratif fiable et rigoureux. Sens de l’organisation, capacité à apprendre rapidement et à s’adapter sont indispensables. Aisance relationnelle, qualités rédactionnelles, patience et réactivité seront appréciées. Idéalement, la personne recherchée sera sensibilisée à l’interculturalité et aura déjà une expérience associative et/ou en logistique/administration.
Informatique : Bonne connaissance des outils bureautiques indispensable (Excel, Word)

Conditions

Type de contrat : Convention de stage
Durée : à partir de début mars jusqu’à début septembre
Lieu : Siège de l’association, Saint-Maurice
Indemnités de stage : gratification minimum en vigueur
Avantages : Tickets restaurant (8,5 euros) + 50 % Pass Navigo

Pour postuler

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à [email protected]
Attention : merci d’indiquer en tête de l’objet de votre mail la référence suivante : « Stagiaire Logistique ».

Téléchargez l’offre de poste en cliquant ici