Agir avec AFS

Structure et contexte

AFS Vivre Sans Frontière (AFS VSF) est une association loi 1901, reconnue d’utilité publique et membre du réseau international AFS Intercultural Programs, présent dans une soixantaine de pays. Portée par un idéal de Paix et oeuvrant pour favoriser le rapprochement entre les cultures, l’association organise des séjours en immersion en France et à l’étranger pour des jeunes, propose des ateliers dans les établissements scolaires et participe à la réflexion sur le Vivre ensemble. Chaque année, 400 lycéens et collégiens français partent dans une quarantaine de pays pour une période de 2, 3, 5 ou 10 mois et autant de lycéens étrangers sont scolarisés et accueillis dans une famille bénévole en France.

Dans le cadre du remplacement d’un congé sabbatique, AFS VSF recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat à durée déterminée à partir du mois
de décembre pour une durée de 6 mois.

Mission générale

Améliorer, optimiser, simplifier et assurer la gestion administrative des contrats, avenants financiers et aides financières en relation avec les différents services.

Missions principales

1. Optimisation des outils pour la gestion des contrats
   •       automatiser l’envoi des contrats, des documents rattachés et des avenants financiers,
   •       simplifier les circuits et outils de suivi administratif ; optimiser le nombre d’outils,
   •       améliorer les méthodes de travail dans les tâches quotidiennes,
   •       réduire les traitements manuels de données,
   •       gérer les documents papiers de façon électronique,
   •       accélérer et formaliser les processus.
2. Gestion des contrats et avenants financiers des partants
   •       envoi des contrats, avenants financiers, documents liés aux contrats, et mise à jour des tableaux,
   •       réception, suivi et vérification des pièces administratives liées aux contrats.
3. Gestion administrative des dossiers d’aides financières
   •       en charge des questions et renseignements liés aux aides financières proposées par AFS,
   •       communication aux familles des modalités,
   •       inscription des demandeurs d’aides financières puis envoi, réception, suivi et vérification des pièces administratives des dossiers,
   •       préparation des réunions semestrielles du comité d’attribution des aides financières (dossiers, documents et tableaux),
   •       modification des avenants financiers en conséquence,
   •       mise à jour des tableaux résultant des Commissions et établissement des bilans chiffrés.

Missions secondaires

• Aide à la logistique sur les orientations nationales
• Transits
• Envoi de mailings périodiques :
  – envoi des attestations de programme et certificats de scolarité aux partants
  – mailings aux participants AFS et aux lycées
• Gestion des licences Rosetta Stone (création des listings des participants avec les identifiants et mot de passe)
• Gestion de questionnaires clients, en lien avec AFS International

Rattachement hiérarchique

Directeur Administration et Finances

Profil recherché

Niveau bac +3 minimum en gestion
Anglais niveau C1 : l’anglais est la langue du réseau AFS Intercultural Programs

Savoir-faire
Compétences administratives attestée par une expérience réussie de 2 ans minimum
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, publipostage, bases de données) en particulier Excel.
La connaissance de Crystal Report et Salesforce serait un plus.
Capacité à construire de nouveaux outils afin d’optimiser les procédures.

Savoir-être
Autonomie, polyvalence, dynamisme, esprit d’équipe, curiosité, capacité d’adaptation

Conditions

– CDD 6 mois
– Expérience exigée
– Convention de l’animation (CNEA) : entre 1770 et 2085 euros en fonction de l’expérience
– 35 heures par semaine du lundi au vendredi de 9h à 17h.
– Mutuelle + Tickets restaurant 8,5 euros + 50% pass Navigo + 13ème mois

Pour postuler

Envoyez CV et lettre de motivation à l’adresse e-mail [email protected]
en précisant dans l’objet de votre mail la référence : « Assistant(e) administratif »
Téléchargez l’offre de poste en cliquant ici.

Contexte

AFS Vivre Sans Frontière (AFS VSF) est une association fondée en France en 1947, reconnue d’utilité publique et membre du réseau international AFS Intercultural Programs, présent dans une soixantaine de pays.

Pour contribuer à un monde plus juste et en paix, l’association organise des séjours interculturels en immersion en France et à l’étranger pour des jeunes, propose des ateliers dans les établissements scolaires et participe à la réflexion sur le Vivre ensemble. L’activité des Programmes concerne 456 accueils et 407 départs.

AFS VSF fédère 28 associations régionales et compte plus de 950 bénévoles. Le siège de la Fédération, basé à Saint-Maurice (Val-de-Marne) compte une vingtaine de salariés.

Mission générale

Le/La stagiaire travaillera au sein du service Administration/Finances de l’association AFS, plus spécifiquement dans l’équipe logistique. Il/elle sera sous la responsabilité de la Responsable Logistique, qui assure aux niveaux local, national et international, le bon déroulement des déplacements des partants et des accueillis des programmes AFS (orientations, transports, visas, autorisations de voyage). Il/Elle appuiera la Responsable dans ses tâches administratives et organisationnelles, en augmentation durant la période estivale.

Missions spécifiques

Dans le cadre du départ des participants français
En lien avec les partenaires AFS à l’étranger :
– Vérification des procédures liées à la demande de visa
– Transmission des informations concernant les plans de vols
– En lien avec les ambassades et consulats
– Vérification des procédures liées à la demande de visa
– Déplacements éventuels dans les ambassades et consulats (dépôts de demandes de visa, retraits de visas)

En lien avec les familles des participants :
– Envoi des mails d’informations logistiques départ et retour
– Renseigner les familles concernant la procédure visa, suivi administratif
– Préparation du matériel nécessaire aux départs dans les aéroports, accueil des participants
– Réception et pointage des contrats de participation, avenants et autres pièces justificatives
– Relance des familles pour les pièces manquantes
– Appui sur les envois de mailings périodiques et autres tâches administratives

Dans le cadre de l’accueil des participants étrangers
– Appui à l’achat des billets de train
– Envoi des informations logistiques aux familles d’accueil concernant l’arrivée et le retour des participants
– Appui organisationnel des orientations nationales
– Entrée des données liées aux questionnaires de satisfaction des accueillis
– Participation à d’autres missions au sein du service Administration/ Finances
– Appui opérationnel et administratif

Profil recherché

Langue : Anglais courant exigé
Qualités : Personnalité volontaire et dynamique, capable de faire un travail administratif fiable et rigoureux. Sens de l’organisation, capacité à apprendre rapidement et à s’adapter sont indispensables. Aisance relationnelle, qualités rédactionnelles, patience et réactivité seront appréciées. Idéalement, la personne recherchée sera sensibilisée à l’interculturalité et aura déjà une expérience associative et/ou en logistique/administration.
Informatique : Bonne connaissance des outils bureautiques indispensable (Excel, Word)

Conditions

Type de contrat : Convention de stage
Durée : à partir de début mars jusqu’à début septembre
Lieu : Siège de l’association, Saint-Maurice
Indemnités de stage : gratification minimum en vigueur
Avantages : Tickets restaurant (8,5 euros) + 50 % Pass Navigo

Pour postuler

Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à [email protected]
Attention : merci d’indiquer en tête de l’objet de votre mail la référence suivante : « Stagiaire Logistique ».

Téléchargez l’offre de poste en cliquant ici